THESAURUS SEBAGAI SARANA TEMU KEMBALI INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN PELAYANAN KEPADA PENGGUNA DI PERPUSTAKAAN

THESAURUS SEBAGAI SARANA TEMU KEMBALI INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN PELAYANAN KEPADA PENGGUNA DI PERPUSTAKAAN

Abstrak.

Dunia global dewasa ini perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat pesat kemajuannnya, membawa dampak yang begitu luas dalam segala aspek kehidupan manusia, tak terkecuali dibidang informasi. Sehubungan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, perkembangan informasi seakan tidak terkendali lagi. Hampir dapat dipastikan terjadi gelombang informasi yang sangat besar pada setiap ilmu pengetahuan yang ada.
Untuk itulah maka diperlukan sarana temu kembali informasi guna menyaring dan atau memilih informasi-informasi yang benar-benar sesuai dengan yang kita butuhkan, dengan pengertian informasi tersebut dapat kita peroleh dengan cepa,t tepat, dan yang lebih penting lagi akurat.
Dalam tulisan ini akan dibahas salah satu dari beberapa sarana temu kembali informasi yang bisa membantu pembaca, peneliti, atau pencari informasi lainnya untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkannya dengan cepat, tepat, dan akurat seperti yang diharapkan. Adapun sarana temu kembali dimaksud adalah thesaurus yang mencakup beberapa bagian bahasan meliputi pengertian, struktur, bagian hierarkhis dan fungsi serta tujuan thesaurus.

A. Pendahuluan
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi telah mengakibatkan ledakan informasi. Hal tersebut ditandai dengan meningkatnya volume arus informasi melalui berbagai sarana interaksi komunikasi baik antar individu maupun kelompok. Kondisi tersebut memberi dampak tersendiri bagi pusat-pusat layanan dokumentasi dan informasi seperti perpustakaan, yang mana jenis informasi yang tersedia akan semakin banyak baik kualitas maupun kuantitasnya. Sebagian besar informasi tersebut terekam baik dalam bentuk teks maupun dokumen dalam pangkalan data berbasis komputer. Oleh karena jenis dan jumlah informasi sangat banyak maka untuk mempermudah pemakai dalam menelusuri informasi yang dibutuhkan, diperlukan suatu sarana bantu penelusuran. Menurut Rada (1987) dikutip Lalu Anwar (2000) orang yang berhadapan dengan dokumen dalam jumlah yang banyak, tidak mudah untuk menemukan dokumen yang diperlukan.
Pada pusat dokumentasi dan informasi yang masih menggunakan sistem manual, dalam proses temu kembali informasi, pemakai menggunakan dua alternatif penelusuran yaitu melalui jajaran kartu katalog sebagai acuan ke susunan koleksi di rak, dan atau langsung menelusuri di jajaran koleksi. Sedangkan pusat-pusat dokumentasi dan informasi yang telah menggunakan sistem komputerisasi, untuk menunjang sistem temu kembali informasi (information retrival system) menggunakan pendekatan lain, salah satu diantaranya adalah thesaurus.

B. Pengertian Thesaurus.
Berasal dari bahasa Yunani yaitu “ Thesauros yang artinya kekayaan, harta ataupun gudang tempat menyimpan harta benda atau kekayaan”. (Sri Rohyanti Z.: 2002: 1)

Menurut Hornby dikutip Sri Rohyanti Z. (2002: 1) : Thesaurus adalah kamus kata-kata dan ungkapan yang dikumpulkan menurut kesamaan artinya dan sinonimnya. Dalam dunia perpustakaan, dokumntasi dan informasi, thesaurus dapat diartikan menurut fungsi dan strukturnya.

Kamus Amerika Webster’s dikutip Sri Rohyanti Z. (2002: 1) mendefinisikan thesaurus sebagai suatu ‘buku yang berisi kata atau informasi mengenai bidang subyek tertentu atau suatu kelompok konsep, seperti kamus sinonim.

Tesaurus adalah alat untuk pengawasan kosa kata (vocabulary control). (E. John Leide: 2002: 1)

Paul Kleinbart dalam artikel “Prolegomenon to Intelegent Thesaurus Software” mengutip pengertian thesaurus dari (ISO 2788 [4]) dikutip Lalu Anwar (2000) : thesaurus dapat didefinisikan dalam dua pengertian yaitu menurut fungsi dan strukturnya.

1. Menurut fungsinya.
Thesaurus dalam daftar istilah untuk mengawasi kosa kata yang dipakai untuk menterjemahkan bahasa sehari-hari (bahasa alami) dari dokumen, pengindeks atau pemakai ke dalam bahasa sistem (bahasa dokumentasi, bahasa informasi).
2. Menurut strukturnya.
Thesaurus adalah daftar kata-kata yang dinamis dan terkendali yang berhubungan satu sama lain secara semantik, dan secara umum mencakup bidang ilmu pengetahuan tertentu.

Dalam buku “Guidelines for the Establisment and Develoment of Multilingualual Thesauri” dikutip Lalu Anwar (2000) pengertian thesaurus adalah sekelompok istilah yang dipilih dari bahasa sehari-hari, dan merupakan kosa kata dari bahasa indeks yang terkendali. Disusun sedemikian rupa sehingga hubungan formal antara istilah yang lebih luas (broader terms) dengan istilah yag khusus (narrower terms) dibuat dengan jelas.

Berdasarkan pengertian diatas, thesaurus merupakan himpunan kata-kata terkendali yang berhubungan satu sama lain secara semantik dan hierarkis, yang dapat dipergunakan untuk menterjemahkan bahasa sehari-hari ke dalam bahasa indeks dalam bidang ilmu pengetahuan tertentu. Thesaurus dipergunakan secara luas untuk mengendalikan kosa kata (vocabulary control) dalam sistem terkoordinasi, kemudian menggunakan sistem komputerisasi dan sistem “Pre –coordinate”.

Thesaurus berbeda dengan daftar tajuk suyek, kamus istilah dan klasifikasi hierarkhis. Perbedaannya dengan daftar tajuk subyek bahwa daftar tajuk subyek tidak secara implisit menyebutkan hubungan hierarkhis dari masing-masing subyek melainkan disusun hanya berdasarkan abjad. Dalam tajuk subyek untuk menunjukkan hubungan hierarkhis digunakan acuan “lihat juga”, yang dapat menunjukkan hubungan subyek yang lebih luas dengan subyek yang lebih khusus.
Contoh : ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Lihat juga : ADMINISTRASI SEKOLAH.

Pada thesaurus, acuan yang digunakan lebih eksplisit lagi. Istilah-istilah yang terdaftar dinyatakan dengan jelas hubungan hierarkhisnya dengan menggunakan istilah lain.
Contoh : ADMINISTRASI PENDIDIKAN
BT : ADMINISTRASI.
NT : ADMINISTRASI EKOLAH.

Secara lebih rinci perbedaan thesaurus dengan daftar tajuk subyek adalah sebagai berikut :

1. Istilah-istilah pada thesaurus yang berbentuk kata majemuk ditulis seperti apa adanya, sedangkan dalam tajuk subyek bisa dibalik.
2. Daftar tajuk subyek dalam penyajiannya terdiri atas satu bagian utama saja, yaitu susunan alpabetis. Sedangkan thesaurus paling tidak terdiri atas dua bagian yaitu bagain hierarkis dan alpabetis. Kadangkala ada bagian berkelas.
3. Daftar tajuk subyek kebanyakan dipergunakan pada katalogisasi konvensional, sedangkan thesaurus lebih tepat untuk sistem terotomasi. Karena itu istilah-istilah dalam thesaurus cenderung bersifat pasca–laras. Dikoordinasikan pada saat pencarian informasi. Hal ini sangat erat kaitannya dengan pengoperasian BOOLEAN LOGIC (salah satu strategi sistem temu kembali informasi yang berbasis komputer).

Perbedaan thesaurus dengan kamus istilah, bahwa kamus istilah hanya memberikan definisi suatu istilah, sedangkan thesaurus memberikan difinisi dalam rangka menunjukkan hubungan suatu istilah dengan istilah yang lain.
Contoh : ADMISITRASI PERSONALIA
Gunakan : PENGELOLAAN KEPEGAWAIAN.

Perbedaan thesaurus dengan klasifikasi hierarkhis seperti DDC atau UDC yaitu sistem klasifikasi hierarkhis berusaha menggambarkan keseluruhan hubungan hierarkhis antara istilah yang terdapat dalam klasifikasi tersebut, sebaliknya thesaurus hanya menggambarkan istilah yang perlu-perlu saja.

C. Struktur Thesaurus.
Sebuah thesaurus biasanya paling sedikit terdiri dari dua bagian utama yaitu :
(1) Daftar deskriptor (rumusan) menurut abjad; dan
(2) Daftar istilah yang merupakan panduan suatu deskriptor.

 Istilah yang dipergunakan sebagai deskriptor untuk mengindeks danØ menelusuri informasi, yaitu daftar istilah dalam bahasa indeks yang dikelompokkan secara alpabetis yang terdiri dari faset (kategori) yang mempunyai erat antara satu sama lain.
Contoh : PERPUSTAKAAN
: PERPUSTAKAAN NASIONAL.
: PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI.
: PERPUSTAKAAN SEKOLAH.
 Istilah-istilah yang merupakan panduan suatu deskriptor (lead inØ term) yang merupakan pintu masuk kosa kata yang dipakai sebagai deskriptor dan menunjuk hubungan hierarkhis dari masing-masing deskriptor.

D. Bagian Hierarkhis
Suatu thesaurus memuat sejumlah istilah mulai dari yang spesifik hingga istilah yang umum. Istilah yang satu merupakan bagian dari istilah lainnya yang mengandung makna yang lebih luas dan paling luas, namun masih termasuk dalam cakupan subyek thesaurus dimaksud. Menurut Simanjuntak (1986) dikutip Lalu Anwar (2000) hubungan yang berdasarkan kriteria “sempit – lebih luas – paling luas” ini disebut hubungan hierarkhis.

Menurut buku “Guidekine for the establishment and development monolingual thesauri (1981)” dikutip Lalu Anwar (2000) kedudukan suatu istilah dalam hierarkhis ditentukan berdasarkan aturan sebagai berikut :

1. Hubungan generik (genus-species) merupakan hubungan antar istilah dimana makna istilah yang satu merupakan species atau jenis dari makna istilah yang lain. Contoh : istilah “Banjir” ditempatkan satu tingkat lebih spesifik daripada istilah “Bencana alam”, karena istilah “Banjir” adalah jenis dari “Bencana alam”.
2. Hubungan partitif (Whole-part relationship) merupakan hubungan antar istilah dimana istilah yang satu mewakili istilah yang lain dalam makna.
Contoh : hubungan antara “rumah” dan “jendela”.

E. Bagian alfabetis.
Bagian ini merupakan perubahan bentuk bagian hirarkhis tadi disusun kembali secara alpabetis serta diperlihatkan hubungannya dengan istilah lain berdasarkan tingakat kesepesifikkan makna, misalnya :

1. Hubungan suatu istilah dengan istilah lain yang satu tingkat lebih luas maknanya dinyatakan dengan BT (Broader Term),

2. Hubungan suatu istilah dengan yang satu tingkat lebih sempit maknanya dinyatakan dengan NT (Narrower Term).

Pencantuman BT dan NT pada bagian alpabetis dilengkapi dengan pencantuman istilah lain yang mempunyai hubungan secara asosiatif dan dinyatakan dengan RT (Related Term).

Istilah-istilah yang dipergunakan untuk menyatakan hubungan hierarkhis dari masing-masing deskriptor serta penggunaannya, adalah sebagai berikut :

DALAM BAHASA INGGRIS
DALAM BAHASA INDONESIA

U = Use
UF = Use For
SN = Scope Note
BT = Broader Term
NT = Narrowar Term
RT = Related Term

G = Gunakan
GU = Gunakan Untuk
RL = Ruang Lingkup
IL = Istilah Luas
IK = Istilah Khusus
IB = Istlah Berhubungan

Keterangan :
 Istilah “Use/Gunakan (U/G)” digunakan dibelakang deskriptor yangv tidak boleh dipakai dan menunjukkan harus menggunakan deskriptor lain.
Ø Contoh : ADMINISTRASI PERSONALIA
Ø G : PENGELOLAAN KEPEGAWAIAN.

 Istilah “Use For / Gunakan Untuk (UF/GU)” menyatakan hubunganv sebaliknya. Ia mengikuti deskriptor yang harus dipergunakan dan deskriptor yang dilarang untuk digunakan tercantun sesudahnya.
Ø Contoh : PENGELOLAAN KEPEGAWAIAN
Ø GU : ADMINISTRASI PERSONALIA

 Istilah “Scope Note/Ruang Lingkup (SN/RL)” menandakan diberikannyav keterangan singkat untuk menggambarkan luasnya arti penerapan deskriptor itu.
Ø Contoh : ADMINUSTRASI PENDIDIKAN.
Ø RL : Berhubungan dengan sebagian atau seluruh sistem pendidikan.
v Istilah “Broader Term / Islilah Luas (BT/IL)” menunjukkan bahwa istilah yang mengikutinya mempunyai arti lebih luas.
Ø Contoh : ADMINISTRASI SEKOLAH
Ø IL : ADMINISTRASI PENDIDIKAN

v Istilah “Narrower Term / Istilah Khusus (NT/IK)” menunjukkan bahwa istilah yang mengikutinya mempunyai arti lebih sempit.
Ø Contoh : PERPUSTAKAAN.
Ø IK : PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI.

 Istilah “Related Term / Istilah Berhubungan (RT/IB)” menunjukkanv pada satu istilah-istilah yang mempunyai arti serupa seperti penunjukan ”lihat juga” yang biasa terdapat dalam indeks. Istilah tersebut memperluas bidang penelusuran dan menunjukkan arah-arah baru.

F. Fungsi Thesaurus.
Thesaurus dapat berfungsi sebagai sistem untuk mengolah informasi dan sarana temu kembali informasi yang berbasis komputer. Sebagai sistem pengelolaan informasi, thesaurus dapat berfungsi sebagai pedoman dalam mengolah dokumen seperti pembuatan indeks dan penentuan tajuk. Sebagai sarana temu kembali informasi, thesaurus terdiri dari komponen-komponen pokok yang dapat digunakan dalam sistem temu kembali informasi seperti struktur kosa kata kendali dan sistem acuan (misal ; Gunakan : ….., Gunakan Untuk : …… dsb.).

Dalam proses temu kembali informasi berbasis komputer, pemakai harus menyediakan pertanyaan (query) yang diperlukan dengan menggunakan kata kunci (keyword). Thesaurus menyediakan daftar kata-kata kunci yang disusun secra alpabetis dengan sinonim yang berdekatan dan sering dikembangkan untuk mencakup beberapa indikasi dari istilah yang luas (broader term) dan istilah khusus (narrower term). Dengan kata lain bahwa thesaurus dalam fungsinya sebagai sarana temu kembali informasi, bahwa kosa kata yang terdapat dalam thesaurus dapat dipergunakan sebagai kata kunci (key word) untuk membuat pertanyaan (query) dalam proses temu kembali informasi seperti dilakukan dalam pengoperasiaan Boolean Logic.

Seperti kegunaan atau fungsi sebuah kamus atau daftar kata-kata adalah memberikan definisi atau penjelasan arti tentang kata dan istilah tersebut, menurut Sri Rohyanti Z. (2002) maka thesaurus berguna untuk :
a. Membantu menentukan dan menemukan istilah yang diberi definisi tersebut.
b. Sangat berguna bagi orang yang bertanggungjawab terhadap indexing dan retrieving dalam bidang tertentu.
c. Mencapai standardisasi dan konsistensi dalam pengindeksan dokumen.
G. Tujuan Thesaurus.
Dalam Encyclopedia of Library and Information Science Vol. 30 (1970) dikutip Lalu Anwar (2000) diuraikan bahwa yang menjadi tujuan utama disusunnya thesaurus, antar lain adalah sebagi berikut :

1. Untuk memberikan gambaran tentang bidang ilmu pengetahuan tertentu, menunjukkan pengertian atau ide tentang konsep yang saling berhubungan, untuk membantu pengindeks atau peneliti dalam memahami struktur bidang ilmu pengetahuan tersebut.
2. Untuk menyediakan kosa kata yang standar untuk bidang subyek tertentu yang dipergunakan oleh para pengindeks sacara konsisten pada saat menyusun entri indeks dalam rangka penyimpanan dan atau dalam proses temu kembali informasi.
3. Untuk menyediakan sebuah sistem referensi antara istilah yang telah dipastikan hanya mempunyai satu bentuk sinonim yang digunakan untuk mengindeks sebuah dokumen.
4. Untuk menyediakan panduan bagi para pemakai sistem, sehingga mereka dapat memilih istilah yang benar untuk menelusur subyek tertentu.
5. Untuk menyediakan pengklasifikasian yang hierarkhis sehingga penelusur dapat memperluas atau mempersempit secara sistematis, jika pilihan pertama dalam penelusuran terlalu sedikit atau terlalu banyak petunjuk terhadap bahan yang tersedia.

H. Penutup.
Dengan menyimak uraian yang telah kami sampaikan diatas maka kita mengetahui banyak hal tentang thesaurus baik dari segi persamaan – perbedaan dengan sarana temu kembali informasi yang lain misalnya seperti katalog atau kamus. Juga mengetahui tujuan yang hendak di capai dengan mempelajari serta mempraktekkan dalam menjalankan aktifitas dalam dunia kepustakawanan di mana kita mengabdikan diri untuk membantu user dalam memperoleh informasi yang dibutuhkannya.

Berdasarkan uraian diatas pula maka dapat disimpulkan bahwa peran dan fungsi dari thesaurus ternyata tidak kalah pentingnya jika dibandingkan dengan sarana temu kembali lain yang ada di lembaga-lembaga pusat dokumentasi dan informasi seperti di perpustakaan. Untuk itu perlu di upayakan agar ilmu yang berhubungan dengan penelusuran informasi ini dikembangkan dan disebarluaskan kepada segenap pustakawan agar mereka mengetahui, selanjutnya akan berfungsi dalam membantu pencari informasi menemukan informasi yang diperlukannya.
_* bdn *_

DAFTAR PUSTAKA

Anwar, Lalu. 2000. Thesaurus Sebagai Penunjang Sistem Temu Kembali Informasi. Media Pustakawan: Media Komunikasi Antar Pustakawan. Volume 7, Nomor 2, Juni 2000.

Leide, E. John. 2002. Pedoman Penyusunan Tesaurus.
Yogyakarta : Sunan Kalijaga Press

Zulaikha, Sri Rohyanti. 2002. Tesaurus. Dalam Materi Kuliah Analisis Subyek Program D-3 Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Unpublished.